各学院、部、中心，机关、直属各部门：
根据今年学校档案工作安排，2008年度归档工作现已开始，请各部门近期将2007年产生的所有归档的文件材料移交学校综合档案室。现将归档过程中有关事项通知如下：
一、归档范围：
1、2007年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门的文件材料归档范围请参照《上海第二工业大学档案归档范围和保管期限表（修订稿）》。
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等），移交归档的电子文件应注明文件储存格式，必要时保留文字处理工具软件，文档型电子文件以WORD、EXCEL、PPT为通用格式。归档的电子文件应以最终版本为准，并刻录成光盘（数据格式CD或DVD）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、各单位市级以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等及与外单位交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
4、本次整理移交的归档文件应是2007年各部门应产生的属归档范围内的归档的文件材料。但对往年因种种原因应归档但尚未归档的文件材料也应由现任兼职档案员负责作好整理归档。
二、归档要求：
1、各部门负责人要加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行起自己的工作职责，负责本部门归档的文件材料的收集、整理、立卷和数据录入工作，确保应归档的文件材料归档率、完整率、正确率达标，数据录入项目完整、正确，并按规定时间移交学校综合档案室。对属于学校应归档的文件材料，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。
2、凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，协办部门应给以积极协助提供相关材料。
3、归档的文件材料符合文件制作要求。纸张规格A4，纸质优良；用印规范，落款时间明确，领导签批意见笔记工整、未越过装订线；使用笔墨符合档案保护技术的要求（不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不规范笔墨，只能用黑色中性签字笔、碳素墨水书写）。
4、请示类的归档文件如已答复，须同时归相关批复材料；如上级是口头答复，必须请处长在请示上注明上级答复意见等情况并签名。对按上级来文需要办理并上报本单位相关材料的，应按归档要求将上级文件同本单位上报的相关材料一同归档。凡正式对外生效的上报材料（报表）归档时必须盖有公章。
5、各部门报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
6、科研、基建、设备及其科技开发等专业性的归档的文件材料，以项目为单位进行整理、立卷和数据录入，分类组卷完成后方可移交。
7、立卷归档的材料必须是原件，对确需复印件归档的文件材料必须在复印件上注明原件去处，热敏纸传真件必须用A4纸复制。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可移交。计算机打印的文件材料要求使用激光打印，不得使用喷墨、色带打印。喷墨、色带打印的文件材料必须用A4纸复制。
8、归档的文件材料必须完整，校内发文归档时不仅要有文件正文（打印件），还要有领导的签发底稿。文件上注明有附件的，归档时应按注明的附件完整归档。兼职档案员在整理过程中要逐卷、件检查，不要缺项、漏页，不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
9、移交的归档的文件材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。
10、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、地点、时间、人物、摄影者、移交单位等要素；与之相应归档的电子档案也应标明与声像、实物档案相符的标题及时间等要素。
11、归档的文件材料分类组卷、录入工作完成后，经综合档案室进行二次检查，认定合格后，再进行去除卷内文件金属物、用号码机敲页号等工作。以上工作全部结束后，即可按打印出的案卷移交目录办理移交手续。移交工作必须在六月底前完成。
三、档案的移交：
1、归档验收：
各部门应归档的文件材料按归档要求整理好向综合档案室移交前，必须先通知综合档案室专职档案人员按归档要求前往进行预检查验收、提出整改意见；各部门根据整改要求进行整改、经档案部门认定合格后，再向综合档案室办理正式移交。
2、移交手续：
移交档案时，交接双方当面检查。归档部门移交档案材料时必须打印案卷移交目录，一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。
3、归档移交时间：
各部门归档移交截止时间为2008年6月30日。6月30日后移交档案的部门，2008年度档案考核为不合格。档案考核结果报学校组织部备案。但各专门档案的归档移交时间仍按原来规定，即学籍管理类教学档案于每个学年度结束后6个月移交；科研、基建、设备类档案于完成或验收后2个月移交；财会类档案于次年12月以前移交；实物类档案于形成后及时移交。
4、各部门兼职档案人员对归档组卷过程中产生的相关问题可随时向综合档案室工作人员联系咨询。
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联系人 |
联系部门 |
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许昉 |
党办、组织部、宣传部、纪委、团委、工会、妇委、校办、人事处、学生处、审计处、保卫处、实验实训管理处、改制办、高教所 |
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沈维诗 |
教务处、科研处、财务处、资产（基建）管理处、图书馆（网络信息中心）、电子与电气工程学院、计算机与信息学院、机电工程学院、经济管理学院、人文学院、外国语学院、国际交流学院、理学院、城市建设与环境工程学院、应用艺术设计学院、体育部、成人与继续教育学院、实训中心、后勤服务公司 |
上海第二工业大学校长办公室
二○○八年三月二十八日
